岗位描述
岗位描述：负责办事处对外接待联络，包括前台电话接听和来访接待，解答咨询并准确传达公司相关信息，同时对获悉的不良事件在当日尽快报告给药品安全部门；接待到访人员并协助各部门面试接待；配合和联络外服，协助完成员工档案、社保、生育等事项办理；与街道联系，完成相关信息填报。作为办事处内部沟通联络枢纽，负责每季度跨部门沟通会议组织与安排，包括会前协调时间和参会人员、组织会议议程等；组织办事处员工参加公司大型视频会议和大型活动，协助其他部门会议和培训；搭建办事处沟通平台，加强与各部门负责人的沟通协调，增强办事处凝聚力。负责办事处日常行政支持和管理，包括根据公司规定制定符合当地情况的办事处管理制度；合理分配工位、共享位和公用电脑；负责办公用品、饮用水、食品等采购及文具申领，及时申请支付行政费用并按月结算；负责会议室、投影仪、办公网络和办公设备的管理、维护和报修；负责固定资产、邮政物品和备用钥匙管理；负责办公室绿化和保洁事务的联络和管理；每月提交行政工作报告并处理重点工作；根据办事处发展需要，在必要时协助总部选址、监督装修并负责搬迁。辅助和支持办事处BU事务及其他部门事务，包括协助BU经理工作；新员工入职引导，门禁卡、电子口令卡申领，名片申请与印制，入离职流程跟进，医疗费报销；协助维护和管理机房，支持办公网络正常运行，指导公用机、个人电脑和iPad使用；组织年度公司outing和年夜饭。负责办事处安全合规管理，包括每月按照合规检查清单进行检查并报告；配合法务和合规部门不定期开展安全合规培训；按照公司规定应对突发的政府部门检查或调查。负责办事处工会活动组织，包括每季度工会费用申请与申报、活动组织安排、文章图片刊登，以及年度工会团队建设和节假日礼金申请发放。承担SHE相关职责，管理SHE事务并维护手册、程序、流程、记录、报告等文件，支持所在组织符合当地法规及公司内部要求，并每月开展SHE检查并形成报告。